Księgowość

Jak przygotować rachunki do zaksięgowania?

Nalprościej: mali przedsiębiorcy, którzy na koniec roku nie są zmuszeni do przygotowania bilansu, są prowadzeni na “książce przychodu i rozchodu“, zwanej w niemczech “Kassenbuch“. Zasada prowadzenia takiej książki jest bardzo prosta. W księżce wpisujemy nasze wydatki brutto i przychody brutto, czyli ile wydaliśmy pieniędzy wraz z podatkiem USt/VAT lub ile pieniędzy otrzymaliśmy (Brutto).
Fakturki ukladamy w tym momencie wedle daty płatności, a nie daty wystawienia faktury widniejącej na fakturze. Często jest tak, że daty te są identyczne. Możemy je układać w osobnym segregatorze / nie koniecznie w tej książce za kartką gdzie dokonywaliśmy wpisu (mogą wypaść).

W systemie: w sposób pogrupowany. Działa to przy rozliczeniach rocznych. Robimy kupkę faktur wystawionych i na nich adnotacje np. długopisem kiedy i w jakiej kwocie zostały one zapłacone. Potem grupujemy np. wszystkie faktury za zakupy w danym sklepie (Bauchaus, Obi, Poczta Niemiecka), płatności całoroczne za czynsz (np. 12 x 300€), za Telefon (np. 12 x 14,99€), za ubezpieczenia, składki, koszty doradztwa lub adwokata, koszty utrzymania pojazdu (kwitki za paliwo, mycie auta, parkingi itd.) lub dojazdów do klienta (bilety za Autobus, Taxówki, itd.), lub zestawienie podruży firmowych autem które znajduje się w prywatnym posiadaniu.

W chaosie: czyli wszystko w kartonie po butach doskonale wymieszane wraz z zakupami z sklepów spożywczych, drogerii i aptek. Niestety, taka forma przekazania dokumentów to pogarda dla zawodu księgowego.  Po otrzymaniu dokumentów w takiej formie są dwie możliwości: albo klient zapłaci za sortowanie wedle stawki godzinowej, albo odmówię klientowi współpracy.

Jak przygotować rachunki do zaksięgowania przy pełnej księgowości?
Jest tylko jedna forma: wszystkie fakury muszą być posegregowane z dokładnością co do miesiąca, w którym zostały one otrzymane lub wystawione*. Robimy podstawowe kupki: fatury otrzymane, faktury wystawione, kasa, bank 1, bank 2, lista płac od kadrowej, itd. 
*Faktury wystawione w miesiacu Nr.2 z datą wykonania usługi w miesiącu wcześniejszym Nr.1, muszę być zaksięgowane w miesiącu Nr.1 bo tak są skonstruowane przepisy prawa handlowego i podatkowego, mimo tego że płatność za tą wystawioną fakturę otrzymamy w miesiącu Nr.3.
Przy pełnej księgowości każda faktura jest księgowana na konto osobowe, a następnie przy księgowaniu kasy lub banku jest zaksięgowana jej płatności. Dla tego jest tu mowa o podwójnej księgowości.